Online generalforsamlinger giver Prime Office nye muligheder

Da verden i 2020 blev ramt af coronaepidemien, stod ejendomsselskabet Prime Office over for en udfordring. Tidligere foregik generalforsamlinger udelukkende med fysisk fremmøde. Men denne gang var en gnidningsfri, virtuel afholdelse nødvendig, så derfor kontaktede de netIP til at udføre og stå for det tekniske setup.

Tilvælger virtuel afholdelse

Efter den første virtuelle generalforsamling i 2020 oplevede Johan Lyck Møller, finans-og økonomichef i Prime Office, at det virtuelle setup faktisk også medførte store fordele. Så selvom de kunne gå tilbage til den gamle løsning med fysisk deltagelse fandt de en endnu bedre løsning.

"Det lykkedes godt, og vi besluttede derefter, at vi fremadrettet altid ville afholde generalforsamlingen virtuelt og fysisk (hvis muligt). Vi oplevede også, at vores aktionærer, som bor i udlandet, var meget interesserede i at kunne følge med, og derfor var der også et behov for at afholde generalforsamlingerne virtuelt".

Tryghed i netIPs tilstedeværelse

For Prime Office er det vigtigt, at de kan være trygge i setuppet, for så kan de bedre bevare overblikket og fokusere på generalforsamlingen. Derfor var den bedste løsning for dem at have en netIP medarbejder til stede fysisk. Og det gav pote, siger Johan.

"For os ligger der en stor tryghed i at have en medarbejder fra netIP ude på opgaven og hjælpe med at sørge for, at vores generalforsamlinger bliver afholdt så problemfrie som muligt. netIP medarbejderen giver os muligheden for at afholde generalforsamlingen i ro og mag med vished om, at der er styr på teknikken".

Om løsningen

I Microsoft Teams oprettes generalforsamlingen som et 'Livebegivenhed' møde. I setuppet hos Prime Office udvælger og viser netIP en præsentation gennem skærmdeling og video af taleren. netIP er moderator i Q&A kommentarsporet, hvor de kan videregive eller besvare spørgsmål, som kommer ind online. Derudover udøves pre-testing af det tekniske setup (kamera, mikrofoner, livestream, osv.).